Kurumsal iletişim ve kurumsal itibar
İletişimsizlik hemen hemen her kurumun / belediyenin ortak temel sorunudur.
Geçmişte yöneticiler seçilirken ya da terfi ettirilirken onların daha çok mesleki ve finansal bilgilere olan hâkimiyeti dikkate alınırdı. Bugün buna iletişim yetenekleri de eklendi.
Bir yönetici ya da karar verici için iletişim iki açıdan çok önemlidir. Öncelikle temsil ettiği kurum ve kendi itibarını inşa edip korumak, ikinci olarak da kendini en doğru şekilde ifade edip çalışan, paydaş ve vatandaşlarla doğru bir iletişim kurabilmek.
Bu yüzden görevlerini başarıyla sürdürmek ve kurumu başarıya taşımak zorunda olan yöneticiler, bunun en önemli noktalardan birinin iletişim olduğunun artık farkındadırlar.
Varlığını sadece yaptığı işle sürdüren, çalışanlarından, vatandaşlarından ve bağlı olduğu liderlerinden kopuk yöneticilerin iş hayatında başarı şansı artık kalmamıştır.
Çünkü başarılı bir yönetim takımının oluşturulması, kurum içinde ve dışında güvenilir bir iletişim yönetimi ve iyi bir kurumsal vatandaş olmak için de kurumsal yönetim kurallarının iyi çalışması gerekiyor. Artık yöneticilerin çalışanlarına ve topluma verdiği sıcak mesajlar, sempatik ve sevecen yaklaşımlar da eskisinden daha fazla anlam taşıyor.
İletişimin kurumun can damarı olduğunu söylemek pek hatalı olmaz.
Bilgiler, işlerini yapma durumunda olan kişilere ve gruplara ulaşmadığı zaman ciddi örgütsel etkinlik ve verimlilik sorunları ortaya çıkar. Kurumda iletişim, biçimsel ya da biçimsel olmayan sistemler ya da iletişim kanalları ile gerçekleşir. Biçimsel iletişim akışı; dikey, yatay, çapraz yönlerde olabilir. Aslında örgüt şemalarına baktığınızda iletişimin hangi yönde olduğu ve kimin kiminle iletişimde bulunduğu açıkça görülür. Hangi yönde olursa olsun kurumun, insanın merkezi sinir sistemine benzer bir iletişim sistemine sahip olması gerekir. Sistem tıkanır ya da uyum içinde çalışmazsa, faaliyetlerin koordinasyonu bozulur ve amaçlara ulaşmak zorlaşır.
Dikey iletişim, bir örgüt yapısında mesajların yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya doğru kurum basamaklarını izleyerek akmasıdır. Bu tip iletişim, genellikle klasik komuta örgüt yapısında görülür. Bu yapıda emir ve yönergeler belediyede başkanından başlayıp aşağı akmakta; raporlar, istekler ve bilgi vermelerle ilgili mesajlar ise, aşağıdan yukarı astlardan üstlere doğru akmaktadır.
Yukarıdan aşağı iletişimin en zayıf yönü, mesajın en alt kademeye ulaşıncaya kadar değişikliğe uğrayarak asıl içeriğini kaybetmesidir. Bu nedenle bu tip iletişimde, mesaj yazılı biçimde olmalı, yalın bir dille kaleme alınmalı ve hızla aşağı kademelere iletilmelidir. Aynı sakınca aşağıdan yukarı iletişim için de geçerlidir.
Yatay iletişim, kurum kademesindeki kişi ve birimler arasında mesaj alışverişidir. En önemli işlevi, çeşitli kurum birimleri arasında ve birim içinde faaliyetlerin koordinasyonunu sağlamaktır. Kurum içinde aşırı uzmanlaşmaya gitme ve varsa birimler arasındaki rekabet bu tür iletişimin etkinliğinin azalmasına neden olur.
Çapraz ya da köşesel iletişim başkan ya da başkan yardımcılarının kurumun hiyerarşik basamaklarını izlemeden değişik çapraz kademelerdeki kişiler ya da birimlere doğrudan doğruya haberleşmede bulunmasıdır. Bu, değişik kademelerden geçmeden kısa yoldan zamandan tasarruf sağlamak istemenin ve fonksiyonel yetki ilişkilerinin bir sonucudur.
İletişim konusunda dikkat edilmesi gereken önemli bir husus da artık “Geleneksel Halkla İlişkiler” kavramının yerini “Stratejik İletişim Yönetimi” kavramına bıraktığının görülmesidir.
Bu çerçevede kurumsal iletişim yönetimi, günümüz yönetim dünyasında mecburi istikamet olan kurumsal yönetimin gereklerini yerine getirmedeki en önemli araçların başında gelmektedir. Çünkü kurumsal itibar aynı zamanda, bir kurumun “yönetim kalitesi” nin göstergesidir. Kaliteli bir yönetime yatırımcıların, çalışanların, medyanın, yerel yönetimlerin, vatandaşın kısaca herkesin desteği vardır.
Bir kurumun kalitesine olan güven var olduğu sürece, tüm hedef kitle, o kuruma her ortamda yaşanan ya da yaşanacak tüm krizler dâhil, sahip çıkacaktır. İşte bir kurum açısından bunun adı “itibar” dır.
Kurumsal iletişim, kurumun amaç ve hedeflerine ulaşması, işleyişini sağlaması için gereken üretim ve yönetim süreci içinde, bir yandan kurumu oluşturan bölüm ve ögeler arasında eşgüdümü, bilgi akışını, motivasyonu, bütünleşmeyi, değerlendirmeyi, eğitimi, karar almayı ve denetimi diğer yandan ise dış hedef kitleyle yani vatandaş ve paydaşlarla etkileşimi sağlayarak kurumun itibarını yönetmek adına belli kurallar içinde gerçekleşen iletişim sürecidir.
